1 Objetivo

En Reckitt Benckiser Colombia S.A. reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal y de proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya solicitado en algún momento y se tenga almacenada en bases de datos y/o archivos disponibles en RECKITT o cuyo Tratamiento ha sido encargado a RECKITT. Asimismo, se protegen los derechos constitucionales de RECKITT, sus empleados y proveedores.

La presente Política describe los Datos Personales que son recolectados, la manera en que la Compañía trata Datos Personales, cómo los Titulares pueden ponerse en contacto con la Compañía y ejercer sus derechos, entre otros.

En general, toda la información suministrada por los Titulares será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.

2 Alcance

Aplica para todos los empleados de RECKITT, los cuales deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. La Política será aplicable a todas las bases de datos personales que sean objeto de tratamiento por RECKITT, sean físicas o digitales, y que se encuentren en poder de RECKITT en su condición de responsable del tratamiento.

3 Definiciones

4.1 Responsable del Tratamiento

4.2 Principios para el Tratamiento

RECKITT aplicará en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales los siguientes principios legales:

4.3 Tratamiento y Finalidades

RECKITT realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular y la Ley Aplicable para cumplir con las actividades propias de su objeto social. El tratamiento se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales.

4.3.1 — Finalidades generales

• El registro de la información de personal en los sistemas de RECKITT.
• Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
• El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
• La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales le corresponde a RECKITT.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por RECKITT.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de RECKITT.
• Compartir la información a terceros vinculados al Responsable, así como a cualquier filial y/o división de negocio para el cumplimiento de las finalidades establecidas en el presente documento.
• Dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones contraídas con los usuarios, colaboradores/empleados, proveedores/clientes y en general para dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto social.
• Para el desarrollo, información, registro, control y cumplimiento de todas las actividades relacionadas con educación, desarrollo social, ambiental, cultura, recreación y turismo.
• Para el envío de información respecto a cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, avisos, de políticas comerciales y administrativas.
• Transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de RECKITT o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que RECKITT tenga con sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, así como con las autoridades judiciales o administrativas.
• Para efectos de Seguridad, la solicitud de documentos, datos personales, grabaciones, reporte de los equipos tecnológicos al momento de la entrada y salida de las oficinas de RECKITT.
• Atender y dar trámite a las PQRS formuladas por los usuarios finales de los servicios.
• Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el Responsable.
• En relación con los medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones de RECKITT, se informa sobre su existencia mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia; la información recolectada se utiliza para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.

4.3.2 — Usuarios y consumidores

• Garantizar el ejercicio de los derechos como usuario de los bienes/servicios ofrecidos por RECKITT.
• Informar sobre cambios en nuestros servicios.
• Realizar el tratamiento estadístico de los datos personales.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los productos ofrecidos por RECKITT.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios sociales, programas, alianzas, estudios, concursos, rifas, sorteos, promociones.
• Para actividades de mercadeo y/o promoción de productos, información de ventas, comercial y publicitaria.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo consulta en listas restrictivas y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.

4.3.3 — Proveedores, contratistas y clientes

• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
• Recolectar, registrar y actualizar sus Datos Personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado RECKITT.
• Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos, facturas y cuentas de cobro presentadas a RECKITT y gestión de cobranzas.
• Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de RECKITT.
• Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al Responsable identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
• Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
• Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a RECKITT.
• Utilizar los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de RECKITT.
• Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
• Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
• Consultar, validar, rectificar y reportar a las centrales y/o operadores de información los datos financieros, comerciales, crediticios, así como listas restrictivas y antecedentes judiciales de nuestros clientes/proveedores de acuerdo con lo establecido en la Ley.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo consulta en listas restrictivas (SAGRILAFT).

4.3.4 — Empleados y aspirantes

• Estudio y desarrollo del proceso de selección.
• Verificación, consulta en listas restrictivas y/o antecedentes judiciales, de acuerdo con lo establecido en la Ley Aplicable.
• Vinculación a RECKITT como empleado o contratista.
• Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral.
• Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular con RECKITT.
• Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de RECKITT y mantenerlos actualizados.
• Creación y registro en los sistemas propios o tercerizados de las áreas contable y de recursos humanos.
• Realizar los procesos necesarios para pagos.
• Realizar actividades de prevención de riesgos laborales e informar sobre actividades de bienestar o educación.
• Administrar los Datos Personales para que RECKITT, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones: afiliaciones al Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos y controversias laborales.
• Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud (EPS), cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral (ARL), y demás necesarias para que RECKITT cumpla su deber como empleador.
• Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a RECKITT en razón del vínculo laboral.
• Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
• Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
• Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente.
• Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo consulta en listas restrictivas (SAGRILAFT).

4.3.5 — Usuarios de páginas web y redes sociales

• Recopilación de datos relacionados con visitas, preferencias e interacción en los sitios web y redes sociales.
• Publicidad, comunicación de campañas promocionales, ofertas y actividades relacionadas con los productos de RECKITT.
• Elaborar investigaciones, estudios estadísticos y de mercadeo.
• Actualización y mejoramiento de las funcionalidades para generar una mejor experiencia a los visitantes, definir perfiles de consumo y hacer análisis de comportamiento.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo consulta en listas restrictivas (SAGRILAFT).

4.4 Tratamiento de Datos de Menores

El tratamiento de datos personales de los menores se encuentra prohibido por la regulación nacional, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el Representante Legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización y será responsable de haber escuchado previamente al menor, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4.5 Uso de Cookies en Página Web y Redes Sociales

A través de las páginas web, aplicativos móviles y redes sociales, RECKITT podrá recaudar información personal relacionada con visitas, experiencias, gustos y tendencias de búsqueda de los visitantes a estos sitios, a través de tecnologías (Cookies) que almacenan los datos de la visita, con el fin de ofrecer una mejor experiencia en los sitios web.

RECKITT no es responsable de la información y datos suministrados en redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram o YouTube. Estos sitios cuentan con políticas de tratamiento de datos independientes y ajenas a RECKITT. Es responsabilidad del titular consultar las políticas de tratamiento de las páginas y sitios web de terceros.

4.6 Transferencia y Transmisión de Datos Personales

RECKITT podrá transferir o transmitir sus datos personales bajo las condiciones establecidas por la ley colombiana a terceros proveedores de servicios y aliados con quienes mantiene una relación para el desarrollo de la actividad propia de su objeto social, o a sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas bajo el control común de RECKITT, a su matriz que opere bajo los mismos procesos y políticas internas, así como a las autoridades competentes.

RECKITT puede transmitir datos personales al extranjero (de acuerdo con lo establecido en el Art. 25 del Decreto No. 1377 de 2013), inclusive a países que no tienen leyes que contemplen una protección específica para los datos personales. En tales casos, RECKITT se asegurará que el receptor de los datos personales cumpla las obligaciones como encargado de la información, ya sea mediante cláusulas contractuales u otros instrumentos jurídicos.

4.7 Derechos de los Titulares

Los Titulares de la información tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por RECKITT, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

4.8 Procedimientos para Ejercer Derechos

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por: el Titular —quien deberá acreditar su identidad—, sus causahabientes, el representante y/o apoderado del Titular, o por estipulación a favor de otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Requisitos de la solicitud

• Nombre y domicilio del Titular o correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
• Documentos que acrediten su identidad o la personalidad de su representante.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

Canales de contacto — Área Legal

Tiempos de respuesta

4.8.5 — Supresión

La solicitud de supresión de los datos no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular; o cuando no sea posible efectuar la eliminación de los datos por la orden de autoridad judicial o administrativa.

4.9 Cambios en la Política

RECKITT se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. RECKITT publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales, se comunicará este hecho a los titulares mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

4.10 Seguridad y Confidencialidad de los Datos Personales

En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, RECKITT ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los Datos Personales que obtenga RECKITT a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado.

4.11 Período de Vigencia de la Base de Datos

RECKITT solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la RECKITT, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

4.12 Fecha de Entrada en Vigencia